Pilih Bahasa

HRMIS memudahkan komunikasi, integrasi secara horizontal

Anih Edin. – Gambar SNT/Jabatan Penerangan

KOTA KINABALU: Fungsi Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS) yang dibina pada 2016 dilihat dapat memudahkan komunikasi dan integrasi secara horizontal.

Pegawai sistem HRMIS Jabatan Penerangan Sabah, Anih berkata HRMIS membantu dalam penyelarasan proses-proses sumber manusia dan capaian melalui single window.

“Salah satu fungsi HRMIS juga ialah ia menyumbang ke arah pewujudan persekitaran paperless iaitu mengurangkan atau tidak menggunakan kertas sama sekali dalam urusan pejabat.

“Ini tujuan utama pelaksanaan HRMIS di mana melalui sistem ini juga tidak perlu menggunakan kertas untuk lampiran dokumen.

“Semenjak beroperasi sepenuhnya di jabatan ini sejak 2009, secara tidak langsung kita turut menyahut seruan kerajaan untuk transformasi daripada manual kepada elektronik,” ujar Anih.

Tambahnya juga,  HRMIS ibarat buku manual yang pernah digunakan sebelum ini untuk menyimpan data-data pegawai, tetapi dimasukkan ke dalam sistem untuk tujuan simpanan salinan.

“Isi kandungan HRMIS jika dilihat mengandungi keseluruhan data pegawai atau lebih dikenali sebagai pemilik kompetensi sejak mereka dilantik hingga pencen.

“Kita akan masukkan semua maklumat dan rekod peribadi, pengisytiharan harta, cuti dan jika anggota itu mahu bertukar pun dia akan mohon melalui sistem.

“Sistem HRMIS juga ‘online realtime’ iaitu satu proses apabila pegawai membuat permohonan cuti, sistem akan hantar terus kepada penyokong dan pelulus cuti dan proses inj boleh diselesaikan dalam waktu yang singkat.

“Selain itu, pegawai juga boleh membuat pengisytiharan harta ataupun Sasaran Kerja Tahunan (SKT), semuanya di dalam HRMIS,” jelas Anih.

Tambahnya juga, salah satu kepentingan HRMIS kepada pegawai itu sendiri sebenarnya sistem ini merupakan kemudahan layan diri yang mana pegawai dapat mengemas kini rekod peribadinya sendiri.

“Mereka boleh mengemas kini data peribadi, pendidikan, persatuan, pengalaman bekerja, keluarga, anugerah, bahasa, akaun bank, lesen dan juga sejarah perubatan.

“Pegawai boleh masuk ke dalam sistem dan sahkan rekod yang telah dikemas kini, namun masih ada tapisan di peringkat rekod peribadi di mana hanya disahkan jika maklumat itu benar.

“Apabila maklumat mereka sudah ada di sistem HRMIS, salah satu penambahbaikan yang dibuat ialah daripada segi Guarantee Letter (GL) bertujuan mengenal pasti kelayakan perubatan sesorang di hospital.

“Dengan mudah, pihak Hospital boleh melihat maklumat pegawai berkenaan hanya menggunakan nombor kad pengenalan sahaja, dan ini sangat memudahkan serta menjimatkan masa,”terangnya.

Namun begitu menurut Anih, bagi pemprosesan Tuntutan Elaun Perjalanan dan Elaun Lebih Masa di jabatan ini masih lagi dilakukan secara pra manual kerana pegawai perlu mencetak borang walaupun telah diselesaikan pengiraannya dalam sistem.

Johnny Joklis menunjukkan paparan aplikasi HRMIS melalui telefon bimbit. – Gambar SNT/Jabatan Penerangan

Ini disebabkan masih ada kekangan antara HRMIS bersama Bahagian Kewangan yang masih belum dapat di laksanakan buat masa ini.

Mengulas mengenai permasalahan talian yang sering timbul sejak diaplikasikan di dalam jabatan katanya masalah tersebut dapat diselesaikan dengan sambungan talian yang semakin baik di pejabat.

Tambahan pula, kini sistem HRMIS semakin mudah capaiannya dengan terbinanya aplikasi pintar yang boleh di muat turun di telefon bimbit masing-masing.

“HRMIS turut menyediakan aplikasi untuk permohonan cuti serta aplikasi untuk profil perkhidmatan memudahkan mereka melihat ringkasan perkhidmatan melalui telefon.

“Jika sebelum ini pegawai perlu minta buku perkhidmatan untuk melihat profil, buku tersebut adalah sulit dan hanya boleh didapatkan di bahagian rekod, tetapi dengan adanya HRMIS, kemudahan hanya di hujung jari.

“Sekiranya terdapat ralat, pegawai tersebut boleh terus lapor dan masukkannya secara realtime dan kemudian pentadbir akan kenal pasti masalah dan selesaikannya dalam tempoh beberapa minit sahaja,” katanya.

Anih turut berharap agar talian Internet yang disediakan semakin baik kerana HRMIS kini semakin ke hadapan, dengan peralihan daripada HRMIS 1 kepada HRMIS 2.0 sehingga penggunaan aplikasi diharapkan keseluruhan perkhidmatan akan menggunakan sistem ini.

Dalam pada itu, Johnny Joklis, 39 berkata beliau menggunakan HRMIS sejak mula bertugas sebagai penjawat awam pada 2012 untuk memohon cuti rehat.

“Selain untuk tujuan cuti, saya juga gunakannya untuk membuat tuntutan elaun yang baharu sahaja dimulakan dalam dua tiga tahun kebelakangan ini.

“Sebelum ini kami perlu lakukannya secara manual, buat pengiraan sendiri dan kemudian cetak.

Masalahnya dengan manual ialah ada kalanya berlaku kesilapan dalam pengiraan.

“Tetapi jika menggunakan HRMIS, sistem akan automatik membuat kiraan melalui data yang kita masukkan sekali gus mengurangkan risiko tersilap kira, jadi pada saya ia lebih mudah,”kata Johnny.

Walau demikian menurut Johnny ada penambahbaikan yang perlu dilakukan terutama apabila Kenaikan Gaji Tahunan lewat dikemas kini yang akan memberi kesan kepada pengiraan tuntutan elaun pegawai.

“Ada kalanya kesibukan melakukan tugasan harian akan menyebabkan kami sendiri terlupa untuk memaklumkan pentadbir HRMIS akan pindaan gaji baharu.

“Apabila ingin membuat tuntutan elaun, ia akan memberi kesan pada jumlah akhir kerana pengiraan hanya akan berpandukan gaji lama, dan untuk dikemas kini pula pasti mengambil masa kerana pegawai tiada akses untuk menukar data gaji.

“Begitu juga jika ada cuti yang sudah di pohon tetapi belum diluluskan, dan apabila kita perlu membuat permohonan untuk cuti kecemasan, sistem tidak akan benarkan.

“Begitu juga apabila ingin membuat tuntutan, sistem akan menjadi sangat lambat lebih-lebih lagi pada awal bulan kerana mungkin pegawai seluruh Malaysia juga menggunakannya, ia akan melambatkan proses dan memakan masa,”luahnya.

Johnny juga mengakui tidak pernah berkongsi kata laluan HRMIS kepada rakan sama ada untuk meminta bantuan permohonan cuti atau membuat tuntutan kerana lebih selesa melakukannya sendiri.

Namun begitu, dia turut berharap akan ada penambahbaikan pada talian untuk memudahkan akses terhadap HRMIS.

Beliau turut mencadangkan agar dapat dibangunkan aplikasi yang bukan sahaja untuk membuat permohonan cuti dan akses profil perkhidmatan, tetapi juga untuk membuat elaun tuntutan.

“Jika dapat dibangunkan aplikasi seperti perbankan, mudah untuk kami mengemas kini di ruangan tuntutan setiap kali ke luar daerah kerana akses melalui telefon sahaja.

“Berbanding sekarang, kami perlu kembali ke pejabat untuk memasukkan data-data yang diperlukan setiap kali ingin membuat tuntutan.

“Jika ini dapat dilakukan, ia akan lebih mudah kerana kami hanya perlu mencetak tuntutan pada hujung bulan tanpa perlu menghadapi masalah talian lembap,” katanya yang meletakkan perkhidmatan HRMIS di skala 8 daripada 10.

Salah seorang lagi penjawat awam, Norliza Yusof, 35 juga turut memuat turun aplikasi HRMIS di telefon bimbitnya bagi memudahkannya untuk memohon cuti sakit.

“Sangat mudah menggunakan aplikasi ini lebih-lebih lagi jika kita perlu memohon cuti kecemasan dari rumah tanpa perlu menggunakan komputer.

“Dengan HRMIS juga memudahkan pegawai untuk mengisi SKT, menyimpannya dan mengemas kini semula sebelum dihantar kepada penilai pertama.

“Pegawai juga mudah untuk mengemas kini kursus yang dihadiri dan menyemak markah yang diberikan oleh pegawai penilai untuk tujuan penambahbaikan pada masa hadapan,”ujarnya.

Menurut Norliza, penggunaan aplikasi yang dibangunkan untuk HRMIS sangat praktikal lebih-lebih lagi tidak memerlukan ruang storan yang besar untuk di simpan.

Beliau turut mengakui HRMIS banyak membantu memudahkan tugas pegawai malahan akses data peribadi juga mudah dilakukan di hujung jari sahaja. – SabahNewsToday/Jabatan Penerangan